Как да маркирате 5 000 библиотечни книги, без да увреждате хартиената подвързия

Маркирането на 5 000 библиотечни книги изглежда като лесна задача, докато книгите не се окажат реално на работната маса. Някои са дебели твърди корици със здрави форзаци. Други са тънки меки корици със слабо лепило при гръбчето. Има книги с гланцирани обложки, крехки заглавни страници, хромова хартия, ремонтирани корици или страници, които се огъват при най-малка промяна във влажността. Един библиотечен RFID проект не се свежда само до залепване на етикети в книгите. Той трябва да защити фонда и едновременно да изгради система, която улеснява заемането, връщането, подреждането по рафтове, инвентаризацията и защитата от кражби както за служителите, така и за читателите.

Добрата новина е, че 5 000 книги са напълно управляем обем, ако проектът бъде планиран внимателно. Броят е достатъчно голям, за да разкрие всеки лош навик, но достатъчно малък, за да може дисциплиниран екип да контролира качеството. Лошата новина е, че прибързаната работа може да повреди хартиената подвързия, да създаде нечетими тагове, да обърка баркод записите и да остави служителите с проблеми, чието поправяне отнема месеци. RFID етикетът може да е тънък, но решението зад него не бива да се третира като нещо дребно.

Изберете RFID тагове, които защитават библиотечните книги

Повечето проекти за маркиране на библиотечни книги използват HF RFID library етикети на 13.56 MHz, често базирани на ISO 15693 или съвместими библиотечни RFID стандарти. Тези тагове са предназначени за четене от близко разстояние, станции за самообслужване, защитни портали, служебни настолни четци и ръчни инвентаризационни устройства. За обикновени книги в обращение хартиен или PET RFID инлей с лепило за библиотечна употреба обикновено е по-практичен от дебел индустриален таг. Тагът трябва да бъде достатъчно тънък, за да стои вътре в книгата без издутина, достатъчно гъвкав, за да се движи заедно с хартията, и достатъчно стабилен, за да запази четимостта си след години работа с книгата.

Обществена библиотека в Утрехт маркира около 4 800 книги в обращение по време на ремонт на филиал. Първоначално екипът планира да поставя таговете близо до вътрешната задна корица на всяка книга, защото това изглеждаше подредено и последователно. При тестовете обаче се установи, че няколко романа с меки корици показват напрежение близо до лепеното гръбче, когато служителите притискат тага твърде близо до сгъвката. Ръководителят на проекта промени правилото за поставяне: таговете се позиционираха леко встрани от гръбчето, върху равна вътрешна страница или вътрешна зона на корицата, с лек натиск от центъра навън. Тази малка корекция предотврати повреди и ускори работата, защото служителите вече не се бореха с извивката на гръбчето.

Планирайте безопасното поставяне преди масова работа

Позиционирането е мястото, където много библиотеки правят най-голямата си грешка. Най-безопасната зона обикновено е гладка и равна повърхност, която не пречи на гръбчето, шарнира, текста, илюстрациите, баркода или печата за собственост. При много книги вътрешната задна корица работи добре. При някои меки корици страница близо до края може да бъде по-безопасна, ако материалът на корицата е твърде тънък или силно гланциран. При книги с прахова обложка тагът обикновено трябва да се поставя в самата книга, а не само върху сваляемата обложка, освен ако библиотеката няма конкретна политика за управление на обложките. Ако обложката се загуби, RFID идентичността не трябва да изчезва заедно с нея.

Тагът не трябва да се поставя през улея, където страниците се огъват. Не бива да свързва корицата с книжното тяло. Не трябва да попада върху разлепена хартия, скъсани ремонти, стара лепенка или слаб остатък от лепило. Не трябва да покрива печатно съдържание, което читателите използват. Не бива да е толкова близо до ръба, че да се закача при работа с книгата. Тези подробности звучат прекалено дребнави, докато някой не отвори маркирана мека корица и не види как корицата се отделя, защото служител е притиснал твърд етикет на погрешно място.

Използвайте малки пилотни тестове, за да откриете рисковете при слаба подвързия

Училищна библиотека в Сиатъл проведе малък пилотен тест, преди да маркира целия си фонд. Учениците често вземаха поредици с меки корици, а много томове вече имаха износена подвързия. Библиотекарят тества три позиции на таговете върху тридесет книги и помоли ученически помощници да работят с тях една седмица. Позицията, която първоначално изглеждаше най-чиста, причини леко повдигане на няколко тънки корици. Най-добрата позиция се оказа вътре в задната корица, но далеч от гръбчето и далеч от долния ъгъл, където учениците често огъваха книгата. Пилотният тест спаси библиотеката от повтаряне на една и съща повреда хиляди пъти.

Преди да започне маркирането, разделете фонда на практически групи. Твърди корици, стандартни меки корици, тънки детски книги, извънгабаритни книги, албуми, материали със спирала, ремонтирани книги, редки книги и медийни комплекти може да изискват различни правила за поставяне. Не налагайте една и съща позиция на всеки екземпляр. Едно правило е лесно за обучение, но кратка схема за вземане на решения е по-безопасна. Служителите трябва да знаят какво да правят, когато книгата е крехка, когато вътрешната корица е гланцирана, когато баркодът вече заема предпочитаната зона или когато подвързията е твърде слаба за нормален натиск.

Тествайте силата на лепилото върху реални библиотечни материали

Лепилото е по-важно, отколкото много купувачи очакват. Библиотечният RFID етикет трябва да използва лепило, което се свързва надеждно, но не изисква агресивен натиск, способен да деформира тънки корици. Много силно индустриално лепило може да бъде ненужно и рисково за хартиени фондове. Твърде слабо лепило може да се отлепи вътре в книгата, да закача страници или да се набръчка след употреба. Попитайте доставчика на RFID тагове дали лепилото е използвано в библиотечни книги, дали работи върху хартия и гланцирани материали и дали могат да се тестват мостри върху вашите реални материали. Доставчик, който говори само за памет на чипа и обхват на четене, може да не разбира изискванията за опазване на книгите.

Университетски архив в Дъблин се нуждаеше от RFID тагове за малка справочна колекция на свободен достъп, а не за редки ръкописи. Колекцията включваше по-стари академични книги със суха хартия и ремонтирани подвързии. Архивният екип отказа да използва универсален RFID стикер, докато той не бъде тестван върху повредени и ремонтирани томове. В крайна сметка те използваха тънък HF RFID библиотечен етикет само върху съвременни справочни книги в обращение, докато по-старите деликатни екземпляри получиха записи на ниво единица и контролиран служебен режим на работа без вътрешни тагове. Проектът стана по-селективен, но защити материали, които никога не е трябвало да се третират като обикновени меки корици.

Подгответе книгите внимателно преди залепване на етикетите

Почистването и подготовката трябва да бъдат щадящи. Служителите може да се изкушат бързо да забършат вътрешните корици преди поставяне на тагове, но течностите и хартията не се съчетават добре. При прашни книги използвайте сух и мек подход, съобразен с политиката за съхранение на библиотеката. Не използвайте разтворители или мокри почистващи препарати върху хартиена подвързия само за да подобрите залепването. Ако корицата е мръсна, чуплива или нестабилна, отделете екземпляра за преглед, вместо да поставяте етикет насила. Масата за маркиране трябва да бъде чиста, суха и без остатъци от лепило, закуски, кафе и груби инструменти. Най-простото правило за опазване е и най-полезното: ако книгата изглежда крехка, спрете и попитайте.

Медицинска библиотека в Сингапур маркира 5 200 книги и наръчници в рамките на няколко уикенда. Ръководителят на проекта създаде тава за отказани екземпляри, които не трябваше да се маркират веднага. Служителите поставяха в нея повредени наръчници, разхлабени подвързии и необичайни формати. По-късно старши библиотекар ги преглеждаше и решаваше дали да бъдат ремонтирани, маркирани в алтернативна позиция или изключени от RFID маркирането. Тази малка тава предотврати прибързани решения, когато работният поток се движеше бързо.

Разделете физическото маркиране от преобразуването на данни

Работният процес трябва да разделя физическото маркиране от преобразуването на данни, дори ако една и съща работна станция обслужва и двете. Типичният процес може да включва сканиране на съществуващия баркод, четене или кодиране на RFID тага, свързване на ID на тага с библиотечната система за управление, поставяне на тага, проверка на четенето и отбелязване на екземпляра като завършен. Точната последователност зависи от софтуера и типа таг, но всеки екземпляр се нуждае от чисто съответствие между баркод записа и RFID идентичността. Красиво поставеният таг е безполезен, ако е свързан с грешната книга.

При 5 000 книги вградете контрол на качеството в процеса. Не чакайте края, за да откриете, че 300 тага са кодирани неправилно или поставени в слаба зона. Проверявайте всяка партида. Четете таговете със същото оборудване, което ще се използва при заемане и на защитните портали. Проверявайте на случаен принцип позиционирането за напрежение в хартията, мехурчета, повдигане на ръбове или намеса в гръбчето. Поддържайте прост дневник на проблемите, за да може екипът да коригира рано. RFID конверсията е повтаряема работа, а повторението създава увереност, докато грешките не започнат да се крият на видно място.

Регионална библиотека в Лисабон използва станции с двама души по време на RFID конверсията си. Единият служител отговаряше за сканирането на баркода и потвърждението в софтуера. Другият поставяше RFID етикета и извършваше финална проверка на четенето. На всеки петдесет книги екипът спираше, за да прегледа последните няколко екземпляра. Още рано установиха, че един служител притиска етикетите твърде силно в тънки меки корици. Екипът коригира навика, преди да се превърне в проблем за целия фонд. По-късно служителите споделиха, че паузите първоначално са изглеждали бавни, но са спестили време чрез намаляване на преработките.

Поставяйте RFID етикети, без да напрягате хартиената подвързия

Контролът на натиска е тихо, но важно умение. Тагът трябва да се поставя гладко, но не бива да се търка толкова агресивно, че корицата или повърхността на страницата да се разтегне. Добър метод е етикетът да се подравни внимателно, единият ръб да се докосне леко, след което да се заглади навън с чисти пръсти или мек инструмент, одобрен за материала. Избягвайте твърди шпатули, остри инструменти или натиск с нокът. Ако етикетът легне накриво, не го отлепяйте рязко, освен ако доставчикът не е потвърдил, че може да се премахне безопасно. Отстраняването на RFID етикет от хартия може да разкъса влакна или да остави лепило. Често е по-добре екземплярът да се отдели за решение по съхранение, вместо да бъде „спасяван“ по средата на производствения процес.

Адаптирайте позиционирането за детски книги

Детските книги заслужават специално внимание. Книги от картон, тънки илюстровани книги, pop-up издания и силно илюстрирани страници може да не приемат добре стандартна позиция. Таговете не трябва да покриват илюстрации, капачета, подвижни части или зони, които децата често дърпат. При картонени книги дебелината и материалът може да повлияят на четенето. При книжки с картинки тагът трябва да бъде там, където не нарушава преживяването при четене. Библиотеките трябва да тестват детските издания отделно, вместо да приемат, че правилата за книги за възрастни ще работят.

Детска библиотека в Мелбърн маркира популярен раздел с илюстровани книги и бързо забеляза, че малките деца често хващат вътрешната задна корица, когато носят книгите. Няколко тага близо до долния ъгъл започнаха да показват износване по ръбовете. Екипът премести новите тагове по-високо и по-близо до защитена равна зона, далеч от естествената точка на захват. Използваха и RFID етикети с по-гладка горна повърхност. Четенето остана стабилно, а таговете бяха по-малко изложени на малки ръце.

Обработвайте извънгабаритните и художествените книги отделно

Извънгабаритните книги и албумите носят друг набор от предизвикателства. Страниците им може да са тежки, гланцирани или със специално покритие. Някои се отварят плоско, докато други имат стегната подвързия, която не трябва да се насилва. Таг, поставен близо до грешния ръб, може да бъде натоварен от тежестта на страницата. При скъпи художествени книги библиотеката може да предпочете поставяне на тага вътре в задната корица или върху зона без изображение, избрана от специалисти по консервация. Не позволявайте скоростта да замени преценката при ценни материали. Проект с 5 000 книги все пак трябва да допуска изключения.

Библиотека на училище по дизайн в Копенхаген имаше големи архитектурни книги с гланцирана хартия и широки разтвори. Стандартното поставяне на задната корица работеше за много от тях, но някои книги имаха печатни форзаци и стегната подвързия. Библиотеката създаде специална станция за извънгабаритни материали. Служителите използваха по-големи настолни четци, за да проверят ефективността на таговете, и поставяха етикетите само в одобрени зони без изображения. Процесът беше по-бавен, но тези книги представляваха голяма част от стойността на фонда. Да бъдат третирани като стандартни учебници би било фалшива икономия.

Проверявайте RFID четенето в реални условия на рафтовете

Металните рафтове и плътното подреждане могат да влияят на RFID четенето, затова позиционирането трябва да се тества и в реалистични условия на рафтовете. Таг, който се чете идеално на бюро, може да бъде по-труден за откриване, когато книгите са плътно наредени или когато ръчният инвентаризационен четец минава бързо покрай рафта. HF библиотечната RFID технология обикновено е надеждна за процеси на ниво книга, но ориентацията на тага, дебелината на книгата и плътността на рафта все още имат значение. Преди да маркирате всички 5 000 книги, тествайте няколко секции от рафтовете с избраното позициониране и оборудване за четене.

Обучението на служителите трябва да бъде просто, но не небрежно. Дайте на всички еднакво ръководство за позициониране, снимки на правилно и неправилно маркиране, инструкции за крехки книги и ясен път за ескалация. Новите работници трябва да маркират малка тренировъчна партида, преди да докоснат основния фонд. Доброволците могат да помогнат, но само ако библиотеката ги наблюдава отблизо. Не защото работата е трудна, а защото малка повтаряща се грешка се превръща в голям проблем, когато се умножи по 5 000.

Библиотека на адвокатска кантора в Торонто използва временни асистенти за маркиране на юридически справочници. Първият ден вървеше бавно, защото библиотекарят настояваше за обучение с примерни томове и чеклист за позициониране. На втория ден работата стана стабилна. Един асистент забеляза, че по-старите папки с подменяеми листове се нуждаят от различен подход, и го докладва, вместо да гадае. Това спаси кантората от маркиране на сменяеми секции, които по-късно щяха да бъдат заменени. Доброто обучение създаде по-добри решения на работната маса.

Съгласувайте защитните функции с библиотечната система за заемане

Защитните функции трябва да се планират с оглед на циркулационния процес. Много библиотечни RFID тагове могат да поддържат идентификация и защита от кражба в зависимост от системата. Ако библиотеката използва RFID портали, машини за самообслужване или автоматизирани станции за връщане, таговете трябва да бъдат кодирани и конфигурирани правилно. Несъответствие между модела на данните в тага и настройките на системата може да създаде фалшиви аларми, пропуснати заемания или необходимост от намеса на служител на гишето. Затова е важно доставчикът на библиотечния софтуер, доставчикът на RFID хардуер и доставчикът на тагове да работят заедно преди началото на масовата конверсия.

Малка обществена библиотека в Бристол инсталира RFID портали след маркирането на книгите си. По време на тестовете служителите установиха, че няколко примерни екземпляра задействат неправилно защитно поведение, защото настройките на софтуера за конверсия не са съгласувани със системата за заемане. Самите тагове бяха изправни. Позиционирането беше правилно. Проблемът беше в конфигурацията на данните. Тъй като библиотеката го откри по време на пилотен тест със 100 книги, пълната конверсия на 5 000 книги продължи без голямо почистване по-късно.

Поддържайте последователен външен вид и надежден инвентар

За външния вид на фонда последователността има значение. Таговете трябва да се поставят в предвидими зони, за да могат служителите да ги намират при нужда, но не бива да карат книгата да изглежда небрежно. Избягвайте гънки, накриво залепени етикети, въздушни мехурчета и видими ръбове, които подканват към отлепяне. Ако тагът включва отпечатано лого или инструкция, уверете се, че това отговаря на стила на библиотеката. Някои библиотеки предпочитат чисто бели етикети. Други използват тагове с текст за собственост. За ценни или визуално чувствителни книги обикновеният вътрешен етикет може да бъде по-малко натрапчив.

Инвентаризационната ефективност е една от най-важните причини за използване на RFID при библиотечни книги. След като таговете са поставени правилно, служителите могат да използват ръчни RFID четци, за да сканират рафтовете по-бързо, да откриват неправилно подредени книги, да намират заявени екземпляри и да проверяват секции от фонда, без да докосват всяко гръбче. Тази полза зависи от надеждно позициониране на таговете и чисти данни. Ако таговете са непоследователни или лошо кодирани, инвентаризацията се превръща в още една задача за отстраняване на проблеми. Добрата работа по маркирането е основата на бъдещото спестяване на време за персонала.

Мобилна библиотечна услуга в Кейптаун маркира книги, които се движат между микробуси, училища и обществени центрове. Тези книги понасяха повече физическо натоварване от книгите в тих филиал. Екипът тества залепването на таговете след многократен транспорт в каси и установи, че позиционирането спрямо ръбовете е много важно. Тагове, поставени твърде близо до зоните, които се търкат в стените на касите, старееха по-бързо. След корекция на позиционирането и подобряване на опаковането в касите RFID системата помогна на служителите да приемат и отписват книги по мобилните маршрути с по-малко ръчни преброявания.

Защитете баркод процесите и специалните колекции

Не пренебрегвайте съвместното съществуване с баркодове. Много библиотеки запазват баркодите и след RFID конверсията, защото те остават полезни за резервни процеси, междубиблиотечен обмен или старо оборудване. RFID тагът не трябва да покрива баркода, освен ако библиотеката съзнателно не заменя баркод процеса. Софтуерният запис трябва да запази връзката между баркода на екземпляра и ID на RFID тага. По време на конверсията служителите трябва първо да сканират баркода, да потвърдят заглавието на екрана, след което да кодират или свържат RFID тага. Ако заглавието не съвпада, спрете. Тази пауза предотвратява въвеждането на грешни записи в системата.

Редките книги, материалите по местна история и специалните колекции трябва да се обработват с по-строги правила. В много случаи вътрешното лепящо RFID маркиране може изобщо да не е подходящо. Нелепяща защитна обвивка, отделен запис за работа с материала, архивен разделител с таг, RFID таг на ниво кутия или метод за проследяване само от служители може да бъде по-безопасен. Целта не е да се маркира всичко на всяка цена. Целта е да се подобрят библиотечните операции, като се уважи физическият обект. Проект, който уврежда специални материали, се е провалил, дори ако RFID софтуерът показва, че всеки екземпляр е завършен.

Зала за местна история в Прага имаше няколко ремонтирани тома с крехка хартия и ръкописни бележки. Библиотеката искаше те да бъдат видими в новата RFID инвентаризационна система, но не искаше лепящи етикети вътре в книгите. Служителите използваха RFID тагове върху защитни кутии и свързаха кутиите със записите на екземплярите. Книгите останаха физически недокоснати, а персоналът все пак можеше да проследява движението им от хранилището до читалнята. Този компромис защити материалите и запази базата данни полезна.

Изградете реалистичен график и списък за покупка

За проект с 5 000 книги графикът трябва да бъде реалистичен. Обучен екип може да маркира много книги за ден, но качеството пада, когато хората се уморят. По-добре е да се планират стабилни партиди, отколкото да се налага маратон. Поддържайте работната зона удобна, редувайте задачите и преглеждайте грешките в края на всяка сесия. Ако библиотеката остава отворена по време на маркирането, ясно отделяйте завършените книги от немаркираните. Смесените колички са често срещан източник на объркване.

Списъкът за покупка трябва да включва честота на тага, стандарт на чипа, нужди от памет, тип лепило, размер на етикета, дебелина, четимост с библиотечното оборудване, съвместимост с библиотечната система за управление, поддръжка на защитни функции, наличност на мостри и опит на доставчика с библиотечна RFID конверсия. Купувачите трябва да поискат мостри и да ги тестват върху реални книги, а не само върху примерни карти. Надежден доставчик на RFID библиотечни тагове трябва да разбира хартиената подвързия, а не само електрониката.

Заключение

Маркирането на 5 000 библиотечни книги без увреждане на хартиената подвързия не означава да се работи бавно само заради предпазливостта. То означава всяко малко действие да бъде повторяемо, безопасно и проверимо. Изберете правилните HF RFID библиотечни тагове. Тествайте позиционирането преди масова работа. Дръжте таговете далеч от зони на напрежение в подвързията. Обучете служителите с визуални примери. Защитете крехките книги от прибързани решения. Проверявайте кодирането и четимостта по партиди. Уважавайте факта, че книгите не са еднакви обекти, дори когато базата данни ги третира като инвентарни записи.

Когато задачата е изпълнена добре, читателите може почти да не забележат таговете. Те ще забележат по-бързо заемане, по-лесно връщане, по-малко липсващи екземпляри и по-гладко обслужване. Служителите ще забележат по-чист инвентар и по-малко търсене по рафтовете. Книгите ще продължат да се отварят естествено, подвързиите няма да бъдат напрегнати, а RFID системата ще изглежда като естествена част от библиотеката, вместо като нещо наложено върху нея. Това е правилният резултат: технология, която помага на фонда, без да оставя следи върху хартията.