Скритите рискове при покупка на обновени картови принтери за офиса

Покупката на обновен картов принтер на пръв поглед може да изглежда като разумно решение за офиса. Цената е по-ниска от тази на нова машина, продавачът може да обещава, че устройството е тествано, а в продуктовите снимки принтерът дори да изглежда чист и добре поддържан. За офис, който трябва да печата само служителски ID баджове, карти за посетители, членски карти или карти за контрол на достъпа, подобна оферта често звучи трудно за отказване. Защо да се плаща повече за нов офисен принтер за ID баджове, ако употребяван картов принтер изглежда, че върши същата работа?

Проблемът е, че картовите принтери не са като обикновените настолни принтери. PVC картовият принтер работи с топлина, натиск, движение на лентата, подаване на карти, контакт с печатащата глава, управление чрез фърмуер, а понякога и с кодиране на магнитна лента или смарт карти. Малки скрити дефекти могат да станат скъпи, когато принтерът бъде включен в реален офисен работен процес. Обновен картов принтер може да работи по време на кратка демонстрация от продавача, но това не означава, че ще отпечатва чисти, четливи и сигурни карти всеки ден през следващите две години.

Това не означава, че всеки обновен ID карта принтер е лоша покупка. Някои компании купуват от сертифицирани доставчици на refurbished оборудване, получават ясна гаранция и използват машината за малък обем печат без проблеми. Но много офиси подценяват рисковете, защото сравняват само покупната цена. Те пропускат да оценят живота на печатащата глава, съвместимостта на лентите, софтуерната поддръжка, актуализациите на драйверите, надеждността на подаване на картите, функциите за сигурност, точността на кодирането и общата цена на престоя. При издаване на карти най-евтиният принтер може да се окаже най-скъпият, ако откаже в неподходящ момент.

Защо обновените картови принтери могат да излязат скъпо

В Maple Ridge Dental Group малка клиника се нуждаеше от служителски баджове и карти за достъп на пациенти за нов филиал. Офис мениджърът купи обновен картов принтер от онлайн платформа, защото струваше по-малко от половината цена на нов принтер за баджове. Първите двадесет карти изглеждаха приемливо. Две седмици по-късно върху всеки отпечатан бадж се появи бледа бяла линия. Продавачът твърдеше, че принтерът е преминал проверка, но техник по-късно установи износена печатаща глава и повреди от прах по пътя на картата. Клиниката спести пари в първия ден, след което плати за резервни части, спешна доставка на празни карти и временни хартиени баджове за новоназначени служители. Истинската цена не беше самият принтер, а прекъсването на процеса.

Износени печатащи глави и скрити дефекти в печата

Печатащата глава е една от най-важните части на всеки direct-to-карта принтер или retransfer карта принтер. Тя е и един от проблемите, които най-лесно могат да останат скрити при обновено устройство. Отвън печатащата глава може да изглежда нормално, но износването да се прояви като тънки линии, липсващи цветни зони, неравномерен resin печат или лошо качество на баркодовете. Офиси, които печатат визуални баджове с име, могат известно време да търпят малки козметични дефекти. Офиси, които печатат QR кодове, баркодове, карти за контрол на достъпа или пропуски за посетители, не винаги могат да си го позволят. Повреден баркод може да забави входа. Размазана снимка може да създаде проблеми при идентификация. Слабият черен resin слой може да направи текста евтин и непрофесионален.

Консумативи, ленти и наличност на материали

Много купувачи забравят, че картовите принтери се нуждаят от съвместими ленти и почистващи консумативи. Обновен картов принтер може да бъде по-стар модел, за който правилните карта принтер ribbons вече са спрени от производство, налични са в ограничени количества или се продават само от няколко дистрибутора. Ленти от трети страни могат да работят в някои машини, но не винаги надеждно. Някои марки използват RFID разпознаване на лентата или фърмуер контрол. Други могат да отхвърлят неодобрени консумативи след актуализация. Употребяван картов принтер, който изисква скъпи или трудни за намиране ленти, бързо може да заличи първоначалната икономия.

Westhaven Logistics разбра това, когато купи три обновени PVC картови принтера за баджове на служители в склад. Принтерите бяха евтини, а продавачът включи няколко останали цветни ленти. След като тези ленти свършиха, отделът по доставки установи, че официалните YMCKO ленти все още се предлагат, но на много по-висока цена от очакваното. По-евтина лента доведе до изместване на цветовете и чести скъсвания. Складът не се нуждаеше от луксозни карти, но се нуждаеше от издръжливи баджове, които да издържат ежедневно сканиране на входните врати. След няколко неуспешни поръчки на ленти компанията замени два принтера с по-нови модели със стабилна доставка на консумативи. Обновените устройства не бяха повредени, но ситуацията с лентите ги направи непрактични.

Софтуерни, кодиращи и защитни рискове

Неподдържани драйвери и проблеми за офисния IT екип

Софтуерната съвместимост е друг скрит риск. Много офиси приемат, че картовият принтер е просто USB устройство. В действителност печатът на баджове често зависи от софтуер за дизайн на карти, връзка с база данни, импорт на снимки, Windows драйвери, мрежов печат, потребителски права, а понякога и интеграция със системи за контрол на достъпа. Обновен ID карта принтер може да е от поколение, което вече не получава актуализации на драйверите. Той може да работи на стар Windows лаптоп, но да отказва на по-нови офисни компютри. Възможно е да не поддържа последния ID карта софтуер, който HR или екипът по сигурността иска да използва. Ако принтерът използва стар мрежов интерфейс, IT отделът може изобщо да не иска да го свърже към мрежата.

Alder and Pike, измислена счетоводна фирма, купи обновен принтер за баджове за нов проект за контрол на достъпа. Принтерът беше рекламиран като „напълно работещ“ и технически това беше вярно. Проблемът се появи, когато IT екипът опита да го инсталира на фирмени лаптопи с актуални политики за сигурност. Старият драйвер изискваше администраторски права, софтуерът за дизайн изглеждаше остарял, а принтерът не се държеше стабилно в офисната мрежа. HR трябваше да заема локална USB конфигурация от IT всеки път, когато започваше нов служител. Офисът спести от хардуер, но създаде досаден ръчен процес, който продължи месеци.

Кодирането на смарт карти може да не съвпада с вашата система

Кодиращите модули създават още по-голям риск. Много офисни картови принтери не се използват само за отпечатване на име и снимка. Те могат да кодират карти с магнитна лента, contact чип карти, contactless smart cards, MIFARE карти, DESFire карти или други идентификационни носители за контрол на достъпа. Обновен картов принтер може да включва енкодер, но купувачите трябва да потвърдят точно какъв тип енкодер има, дали съответства на тяхната картова технология и дали все още работи точно. Принтер, описан като „смарт карта ready“, може да има само контактна станция, а не безконтактния енкодер, който системата изисква. Модулът за магнитна лента може да е разцентрован. Безконтактният енкодер може да има остарял фърмуер или ограничена софтуерна поддръжка.

Pineview College закупи обновен картов принтер, за да издава студентски ID карти с безконтактен достъп. Екипът по сградна поддръжка предположи, че вграденият енкодер ще поддържа същите карти, използвани от системата за достъп до общежитията. Това не беше така. Принтерът имаше контактна смарт картова станция, докато кампусът се нуждаеше от безконтактно кодиране. Продавачът не прие връщане, защото в обявата пишеше „включена смарт карта опция“, което технически беше вярно, но недостатъчно конкретно. Колежът трябваше да печата картите на обновената машина и да ги кодира отделно с настолен четец. Тази допълнителна стъпка създаде грешки, забавяния и несъответствия в записите по време на седмицата за студентска регистрация.

Употребяваните принтери могат да носят рискове за данните и сигурността

Сигурността често се пренебрегва, когато офисите купуват употребявано офис оборудване. Картовият принтер може да съхранява задания за печат, данни за притежатели на карти, мрежови настройки, администраторски пароли или конфигурации за кодиране. Не всеки принтер съхранява чувствителни данни постоянно, но някои системи пазят логове или настройки, които трябва да бъдат изтрити преди препродажба. Небрежен търговец може да почисти външната част на машината, но да остави вътрешните данни непокътнати. За офиси, които издават служителски баджове или карти за контрол на достъпа, това е сериозен сигнал за внимание. Не искате настройки на предишен собственик във вашия процес на издаване на идентификационни носители и не искате вашите собствени данни за картодържатели да бъдат изложени, ако машината по-късно бъде върната, препродадена или сервизирана.

Harborline Foods, измислена компания за хранителна преработка, купи обновен картов принтер от продавач на ликвидационно оборудване. В принтера все още имаше име на мрежата на предишната компания и запазен администраторски профил в софтуерния пакет, който идваше с него. Не се случи нищо драматично, но откритието притесни мениджъра по съответствието. Ако старите данни все още бяха там, какво щеше да стане, когато Harborline по-късно изхвърли или препродаде принтера? Компанията въведе правило, че целият хардуер за печат на баджове трябва да идва от доставчици, които могат да документират изтриване на данни, статус на фърмуер и история на собствеността. Принтерът работеше, но процесът на закупуване беше провален.

Проблеми с надеждността, които влияят на ежедневния печат на баджове

Слаби гаранционни условия и износващи се части

Гаранционният текст е още една зона, в която купувачите могат да попаднат в капан. Продавачът може да използва думи като „tested“, „refurbished“, „renewed“ или „certified“, но те не винаги означават едно и също. Някои обновени картови принтери са професионално инспектирани, почистени, ремонтирани и подкрепени с реална гаранция. Други са просто употребявани машини, избърсани с кърпа и включени за няколко минути. Тридесетдневен срок за връщане не е същото като едногодишна сервизна гаранция. Гаранция, която изключва печатащи глави, подаващи ролки, кодиращи модули и труд, може да не ви защити от повредите, които е най-вероятно да възникнат.

North Gate Coworking купи употребяван ID badge принтер, за да печата членски карти за три локации. Продавачът предложи кратка гаранция и принтерът работи около шест седмици. След това подаването на карти стана ненадеждно. Някои карти влизаха под ъгъл, други засядаха, а трети се отпечатваха с изместен дизайн. Продавачът заяви, че подаващите ролки са износващи се части и не са покрити. North Gate плати на местен техник да почисти и настрои машината, но проблемът се върна по време на натоварена кампания за нови членове. Нов принтер би струвал повече при покупка, но би включвал и правилна поддръжка и предвидимо време на работа.

Проблеми с подаването на карти и качеството на печат

Проблемите с подаването на карти са особено чести при по-стари принтери. PVC карти са твърди, гладки и не прощават неточности. Подаващите ролки трябва да захващат стабилно. Сензорите трябва да разпознават позицията на картата точно. Прах, износени ролки, отслабени пружини и повредени входни хопери могат да доведат до засядания или неправилно подравнен печат. В офис, който печата пет карти месечно, това може да е само досадно. В компания, която въвежда десетки служители, издава ежедневни баджове за посетители или печата членски карти на партиди, то може да се превърне в сериозно тясно място. Лошото подаване също така похабява празни карти и ленти, така че всяко засядане има материална цена.

Постоянното качество на печат е по-важно, отколкото много купувачи очакват. Служителският ID бадж не е просто декорация. Той представлява достъп, безопасност, имидж на марката и вътрешен контрол. Избледнели снимки, неравни цветове и слаб resin текст могат да накарат компанията да изглежда небрежна. Още по-важно е, че лошото качество може да повлияе на сканирането. Баркодовете, QR кодовете и малките ID номера се нуждаят от резки контури. Ако вашият обновен картов принтер дава непостоянен резултат, може да изгубите часове в корекции на дизайна, смяна на ленти, почистване на машината и повторен печат на карти.

BrightRail Services, измислен изпълнител по поддръжка, печаташе баджове за работници, влизащи в железопътни депа. Компанията купи обновен принтер, защото се нуждаеше само от няколкостотин карти годишно. Принтерът изглеждаше нормално при прости снимки, но малките икони за сертификати по безопасност излизаха размазани. Ръководителите на обекти се оплакаха, защото охраната не можеше лесно да потвърди кои работници имат разрешение за определени зони. BrightRail промени дизайна на картата с по-големи икони, но това беше обходно решение, а не поправка. По-късно компанията разбра, че резолюцията на стария принтер и износената печатаща глава ограничават дизайна на баджа.

Ограничения при ламиниране, свързаност и управление

Друг скрит проблем е възможността за ламиниране. Някои офиси се нуждаят от повече от базов печат върху PVC карти. Служителските баджове може да изискват холографски покрития, защитно ламиниране, UV печат или защитни елементи срещу лесно копиране. Обновен картов принтер може да не включва работещ laminator модул или laminator да изисква отделни консумативи, които са скъпи или трудни за намиране. Ако офисът ви се нуждае от издръжливи карти за достъп, карти за посетителски мениджмънт или служителски ID в институционален стил, трябва да проверите дали обновеният принтер може да поддържа защитния слой, от който реално се нуждаете.

Eastford Hotel Group искаше да печата вътрешно служителски карти и пропуски за подизпълнители. Обновен принтер изглеждаше подходящ, защото предлагаше пълноцветен печат и кодиране на магнитна лента. Проблемът се появи, след като отделът по сигурността поиска защитно покритие с персонализирани визуални знаци. Принтерът можеше да печата карти, но не можеше да ги ламинира. Хотелът пробва стандартни overlay ленти, но картите бързо се надраскваха, когато служителите ги закачаха към метални държачи за баджове. За временни карти машината беше приемлива. За служителски идентификационни носители за ежедневна употреба това беше погрешна покупка.

По-старите обновени картови принтери може също да нямат модерна свързаност и функции за управление. Новите офисни принтери за баджове често поддържат Ethernet, защитена мрежова конфигурация, контрол на потребителския достъп, мониторинг на заданията за печат и по-лесно внедряване на драйвери. По-старите машини може да разчитат на USB или остарели мрежови протоколи. За малък офис това може да е приемливо. За компания с няколко отдела, отдалечена IT поддръжка или по-строги правила за киберсигурност може да бъде проблем. Принтер, който не може да се управлява правилно, често се поставя в ъгъл и се обслужва само от един човек, което създава зависимост и забавяния.

Cedar Bay Council, измислена местна администрация, купи обновени ID карта printers за две административни сгради. Машините печатаха приемливи карти, но IT отказа да ги включи в основната мрежа заради неподдържан фърмуер и неясни настройки за сигурност. Служителите трябваше да използват отделен офлайн компютър за печат на пропуски. Тази конфигурация звучеше по-сигурно, но доведе и до проблеми с контрол на версиите. Шаблоните за баджове на офлайн компютъра не винаги бяха актуализирани, така че някои нови карти използваха стари имена на отдели. Хардуерът беше евтин, но работният процес стана хаотичен.

Липсващи аксесоари и нискокачествени резервни части

Съществува и риск от липсващи аксесоари. Обновен картов принтер може да пристигне без подходящ карта hopper, изходна тава, захранващ адаптер, почистваща ролка, USB кабел, калибрационна карта, driver disk или лицензионен ключ. Някои аксесоари се заменят лесно. Други са специфични за модела и изненадващо скъпи. Липсващ лиценз за софтуер за дизайн на ID карти може да бъде по-голям проблем от липсващ кабел. Купувачите не трябва да приемат, че комплектът на принтера включва всичко необходимо за старт на печата. Те трябва да поискат пълен списък с включените елементи и да потвърдят дали софтуерният лиценз е законен, прехвърляем и съвместим с офисните компютри.

Sunvale Manufacturing поръча обновен картов принтер за фабрични ID баджове. Принтерът пристигна в добро физическо състояние, но лицензът за софтуера за дизайн на карти не беше включен. Продавачът заяви, че обявата покрива само хардуер. Sunvale временно използва безплатен инструмент за дизайн, но той не можеше да се свърже надеждно с HR таблицата, използвана за данните на служителите. HR асистентът трябваше ръчно да копира имена и ID номера, което доведе до правописни грешки и дублирани номера на баджове. Самият принтер не беше единственото, от което компанията се нуждаеше. Тя се нуждаеше от цялостна система за издаване на баджове.

Фалшиви или нискокачествени резервни части са още един повод за внимание. Някои обновени принтери са ремонтирани с неоригинални части. Захранване от трета страна, нискокачествена ролка, generic printhead или импровизиран ремонт на сензор може да работи известно време и след това да откаже при нормална употреба. Ако продавачът не е прозрачен за историята на ремонта, купувачът може никога да не разбере какво е било сменено. Това е важно, защото картовият принтер е прецизно устройство. Малки механични или термични разлики могат да се проявят като скъсване на лента, засядане на карти, дефекти в печата или енкодер грешки.

Бъдещите нужди и общата цена трябва да водят покупката

Офисите трябва да мислят и за бъдещ растеж. Обновен едностранен картов принтер може да е достатъчен днес, но какво става, когато компанията поиска двустранни служителски баджове с информация за спешен контакт, нива на достъп или знаци за съответствие? Евтин модел може да не позволява надграждане. Принтер без енкодер може да не поддържа бъдещо издаване на карти за контрол на достъпа. Машина, която не може да работи с rewritable карти, composite карти или по-дебели карти, може да ограничи възможностите ви. Твърде тясно планираната покупка може да наложи втора инвестиция по-рано от очакваното.

Всичко това не означава, че обновен картов принтер никога не трябва да се разглежда. Той може да бъде разумен избор за малък обем, некритичен печат, когато продавачът е надежден, моделът все още се поддържа и офисът разбира ограниченията. Малък клуб, който печата членски карти няколко пъти годишно, може да бъде доволен от употребяван картов принтер. Резервен принтер за временни карти на посетители може да не се нуждае от премиум функции. Но офис, който издава сигурни служителски идентификационни носители, баджове за контрол на достъпа или кодирани смарт карти, трябва да бъде много по-внимателен.

Въпроси, които да зададете преди покупка

Преди покупка задайте директни въпроси. Колко карти вече е произвел принтерът? Сменяна ли е печатащата глава? Налични ли са тестови отпечатъци с пълноцветен дизайн, черен resin текст, баркодове и краен-to-краен оформление? Поддържат ли се още драйверите за вашата операционна система? Лесно ли се купуват съвместими ленти и почистващи комплекти? Включва ли принтерът енкодер, от който се нуждаете, а не само неясна смарт карта опция? Каква гаранция се предлага и кои части са изключени? Изтрити ли са данните от принтера? Може ли продавачът да осигури сервизна поддръжка, ако след инсталацията се появят проблеми?

Разумният купувач трябва също да сравни общата цена на притежание. Добавете разходите за ленти, празни карти, почистващи комплекти, резервни печатащи глави, софтуерни лицензи, доставка, престой, сервизни посещения и работно време на персонала. След това сравнете тази сума с нов офисен картов принтер, който включва гаранция, актуални драйвери, известни консумативи и поддръжка от доставчик. Понякога обновената машина все още печели. Често обаче това не е така.

Заключение за рисковете при обновените картови принтери

Скритата опасност при покупка на обновен картов принтер не е, че той винаги ще се повреди. Истинската опасност е, че рискът трудно се вижда, преди да започнете да разчитате на него. Машината може да се включва. Може да отпечата примерна карта. Може да изглежда чиста. Но ако печатащата глава е износена, енкодер е грешен, доставката на ленти е нестабилна, драйверът е остарял или гаранцията е слаба, офисът ще плати по-късно чрез похабени карти, разочаровани служители, забавено въвеждане на персонал и несигурни процеси за издаване на идентификационни носители.

За печат на офисни ID баджове надеждността не е луксозна функция. Тя е част от задачата. Картовият принтер стои на пресечната точка между HR, сигурност, IT, фасилити мениджмънт и ежедневни операции. Когато работи, никой не мисли за него. Когато откаже, новите служители чакат, посетителите се забавят, картите за достъп се преиздават и някой трябва да обясни защо „евтиният“ принтер вече задържа целия офис. Затова обновените картови принтери трябва да се купуват внимателно, а не импулсивно. Цената на етикета може да е ниска, но скритите рискове могат да бъдат много по-големи, отколкото изглеждат.