RFID проследяване на сървъри за по-сигурен IT контрол

Липсващ сървър не е като липсващ офис стол. Разбира се, никой не иска да губи оборудване, но сървърът носи съвсем различна тежест. В него може да има клиентски данни, вътрешни приложения, резервни образи, тестови среди, криптографски ключове, лицензионни записи или доказателства, нужни при одит. Дори когато машината е изключена и стои на складов рафт, един въпрос кара всеки IT директор да се чувства неспокойно: къде е тя, кой я е докосвал и можем ли да докажем какво се е случило с нея?

Скритите разходи при непроследени сървъри

Това напрежение е напълно разбираемо, ако някога сте минавали през претъпкана сървърна зала по време на миграция. Раковете са отворени, кабелите се преместват, старо оборудване чака бракуване, нови машини са подредени върху колички, а няколко екипа работят под натиск от срокове. Таблица, която е изглеждала точна в понеделник, може да бъде грешна до петък. Етикетът с инвентарния номер може да е скрит отзад на шасито. Баркодът може да е надраскан или закрит от релса. Техник може да премести оборудване във временна зона и да обещае, че ще обнови записа по-късно. Именно това „по-късно“ често ражда липсващите активи.

Истинският проблем невинаги е кражба. Понякога липсващият сървър е просто сървър, който се е движил по-бързо от процеса за управление на активи. Изваден е за ремонт, изпратен е в лаборатория, върнат е в друг рак, задържан е за гаранционна проверка или премахнат по време на проект за обновяване. Но от гледна точка на IT управлението причината няма значение, докато активът не бъде намерен. Ако CMDB показва, че физически сървър се намира в Rack B12, а ракът е празен, организацията има проблем с контрола.

Как RFID решава проблема с видимостта

Затова RFID проследяването на сървърни активи става все по-важно в центрове за данни, болници, банки, университети, телекомуникационни помещения и корпоративни IT отдели. Вместо да разчитат само на ръчни баркод сканирания и актуализации в електронни таблици, екипите използват RFID тагове за сървъри, ръчни RFID четци, фиксирани RFID четци, RFID проследяване на ниво рак и контролирани RFID портали, за да изградят по-надеждна верига на отговорност. Целта не е хората да станат подозрителни. Целта е физическите IT активи да се проверяват по-лесно, преди малките пропуски да се превърнат в големи рискове.

Merritt Cloud Services, измислена компания за управляван хостинг в Денвър, преживява болезнен инцидент по време на клиентска миграция. Група по-стари 1U сървъри са били изведени от експлоатация и поставени върху количка за премахване на дискове. През същия уикенд мрежов екип премества резервни устройства в същата подготвителна стая. В понеделник един сървър от списъка за извеждане от експлоатация не може да бъде намерен. Дисковете вече са били премахнати, но екипът по съответствие все още се нуждае от доказателство за крайното местоположение и статуса на бракуване на машината. Екипът прекарва два дни в проверка на колички, клетки, товарни рампи и ремонтни работни места. След този случай Merritt маркира всеки сървър с за метал UHF RFID таг и започва да сканира подготвителните зони всяка сутрин по време на проекти за обновяване. Проблемът с липсващите сървъри не изчезва само заради технологията, но периодът на несигурност става много по-кратък.

Сървърите са трудни за проследяване активи, защото се движат по неудобен начин. Те невинаги минават през ясно обособен пункт за приемане. Може да бъдат инсталирани директно от палет в ракове. Може да бъдат извадени през нощта по време на прозорец за поддръжка. Може да бъдат заменени по гаранция, заети от инженерния екип, прехвърлени между клетки или изпратени към доставчик за сигурно унищожаване. На теория всяко движение трябва да създава транзакция. На практика спешната работа често се случва по-бързо от документацията. RFID управлението на активи в център за данни помага, защото намалява усилието за проверка. Техникът може да сканира рак, клетка или складово помещение, без да докосва всеки етикет.

Ключът е изборът на правилния RFID таг. Обикновен RFID етикет, залепен върху метално сървърно шаси, обикновено работи слабо, защото металът променя поведението на антената. За проследяване на сървъри купувачите трябва да търсят за метал RFID тагове или гъвкави за метал RFID етикети, настроени за IT оборудване. Тагът трябва да издържа на топлина близо до изходящия въздух от оборудването, почистващи кърпички, често боравене, монтаж в рак и възможен контакт с релси или кабели. Той трябва да бъде поставен там, където може да се чете последователно, без да закрива сервизни етикети, гаранционни етикети, въздушен поток, портове или точки за монтаж в рак. Добър стандарт за поставяне на тагове струва повече от впечатляващо обещание за голям обхват на четене.

Northvale Hospital, измислен регионален медицински център в Охайо, открива стойността на правилното позициониране по време на обновяване на EHR инфраструктура. IT екипът е маркирал сървърите с баркодове години по-рано, но много етикети са били поставени на задния панел близо до кабелните връзки. При одити служителите е трябвало да отварят врати на ракове, внимателно да проследяват кабели и понякога да използват фенерче, само за да сканират един актив. Болницата преминава към RFID тагове за сървърни активи и ги поставя на постоянна позиция отпред, която не пречи на сервизния достъп. Ръчен RFID четец може да улови няколко актива в редица от ракове, докато CMDB сравнява очакваните и реалните местоположения. Болницата не заменя всеки ръчен контрол, но годишният одит вече не изглежда като търсене на съкровище.

IT директорите губят сън, защото липсващите сървъри засягат няколко чувствителни области едновременно. Има финансов въпрос: сървърите са скъпи капиталови активи, а финансовият отдел очаква записите за амортизация да отговарят на реалността. Има оперативен въпрос: ако се смята, че даден сървър е наличен, но всъщност липсва, проект може да се забави. Има въпрос на сигурност: непроследен сървър може да съдържа дискове с данни или чувствителна конфигурационна информация. Има и одитен въпрос: регулатори, клиенти или вътрешни екипи за риск могат да поискат доказателство, че оборудването е било контролирано от покупката до бракуването. Слаб отговор може бързо да подкопае доверието.

Hawthorn Bank, измислена компания за финансови услуги в Сингапур, има силни логически контроли за достъп, но по-слаби записи за физическите активи. По време на консолидация на център за данни одиторите искат списък на сървърите, премахнати от старото съоръжение, и доказателство, че всеки от тях е достигнал до новия обект, складовата клетка или доставчика за унищожаване. Записите са били предимно правилни, но няколко актива са изисквали ръчно разследване, защото баркод сканирания са били пропуснати при товарене. Банката добавя RFID портали на защитения изход за оборудване и на приемната рампа. Когато маркиран сървър или сторидж устройство напусне клетката, порталът регистрира движението и го свързва с одобрена работна поръчка. Системата все още изисква човешко одобрение, но дава на одитния екип по-чиста следа на движението.

RFID не е само за големи hyperscale среди. Технологията може да помогне на всяка организация, в която IT активите са скъпи, чувствителни или често се преместват. Малка сървърна стая с тридесет машини може да няма нужда от фиксирани четци, но ръчен RFID четец може значително да улесни тримесечните проверки. Голям colocation доставчик може да се нуждае от RFID клетки, одити на ракове и интеграция със системи за клиентски заявки. Университет може да се интересува от лабораторни сървъри и масиви за изследователски данни. Телекомуникационна компания може да проследява краен сървъри в отдалечени шкафове. Формата на RFID решението трябва да следва риска и работния процес.

TidalBox Media, измислена компания за видео стрийминг в Лондон, използва временни изчислителни клъстери за рендеринг и обработка на съдържание. Инженерните екипи често заемат сървъри за кратки проекти, след което ги връщат в свободните пулове. Екипът по активи разчита на сервизни заявки, но хардуерът се движи по-бързо, отколкото заявките се затварят. След няколко неудобни търсения TidalBox внедрява RFID проследяване на сървъри в помещението за изграждане и в инженерната лаборатория. Количките с оборудване се сканират на входа на лабораторията, а ежедневният RFID одит показва кои сървъри са физически налични, но в системата са назначени другаде. Инженерите запазват гъвкавостта си, но статусът на активите става видим, преди финансовият или оперативният екип да попита.

Ежедневните или седмичните RFID одити са особено полезни, защото намаляват времето между неправилно движение и неговото откриване. Годишната физическа инвентаризация може в крайна сметка да намери липсващ сървър, но дотогава никой не помни прозореца за поддръжка, техника, проекта или номера на количката. При чести RFID одити изключенията са пресни. Докладът може да покаже, че сървър, очакван в Rack C04, е бил прочетен последно в помещението за изграждане вчера следобед. Това е съвсем различен разговор от „видян е за последно преди осем месеца“.

Софтуерният слой е толкова важен, колкото тагът и четецът. Суровите RFID прочитания не са достатъчни. Платформата за управление на активи трябва да свързва всеки ID на етикет със сериен номер, hostname, местоположение в рак, собственик, гаранционен статус, сервизен статус, статус на обработка на дискове и запис за бракуване. Тя трябва да маркира изключенията на ясен език: очакван, но неоткрит; намерен в грешен рак; намерен в склад, но маркиран като инсталиран; намерен на изход без одобрение; или невиждан след извеждане от експлоатация. Ако RFID системата не може да комуникира с CMDB, ITAM инструмент или платформа за управление на инфраструктурата в центъра за данни, персоналът може да се окаже с още една отделна база данни за ръчно съгласуване.

Blue Mesa Robotics, измислена компания за индустриална автоматизация в Остин, прави тази грешка по време на ранния си пилотен проект. Екипът купува RFID тагове и четци, но съхранява резултатите от прочитанията в отделна таблица. Сканиранията стават по-бързи, но записите за активите остават другаде. Техниците трябва да експортират, сравняват и ръчно да обновяват полетата за местоположение. Проектът става наистина полезен едва след интеграция на RFID прочитанията със системата за управление на IT активи на компанията. След като едно сканиране на рак може да обнови статуса на местоположение или да създаде задача за изключение, процесът преминава от интересна технология към ежедневен оперативен контрол.

Сигурност и доказателства за манипулация

Екипите по сигурност често питат дали RFID създава нови рискове. Това е справедлив въпрос. Базовият RFID таг сам по себе си не е система за сигурност. Той не трябва да съхранява чувствителна информация за сървъра в отворена памет. В повечето корпоративни внедрявания тагът съхранява уникален идентификатор, а подробният запис за актива остава в защитена система. Кодирането трябва да бъде контролирано, дублирани EPC стойности трябва да се предотвратяват, а паметта на тага може да бъде заключена, когато е подходящо. Достъпът до RFID одитни доклади трябва да следва същите стандарти за сигурност като другите данни за активи и инфраструктура.

Доказателствата за манипулация също заслужават внимание. Сваляем етикет може да потвърди местоположение при нормални одити, но може да не докаже, че тагът е останал със сървъра. За високорискови активи компаниите могат да използват със защита срещу манипулация RFID етикети, защитни пломби или позиции на тагове, при които премахването е очевидно. За шасита за многократна употреба може да е подходящ здрав за метал RFID таг с механичен държач. За активи, които отиват към сигурно унищожаване, процесът може да изисква както RFID сканиране, така и визуално потвърждение на серийните номера, особено за оборудване, което някога е съдържало носители за съхранение.

Fairlane University, измислена изследователска институция в Канада, управлява сървъри, използвани от различни факултети и лаборатории, финансирани по грантове. Някои машини са централна собственост, докато други принадлежат на изследователски проекти с отделни бюджети. По време на почистване на кампусния център за данни няколко сървъра са намерени на склад с неясна собственост. Университетът въвежда RFID тагове за управление на сървърни активи и свързва всеки актив с факултет, статус на грант и одобрение за бракуване. Когато оборудване се премества от лаборатория към централен IT склад, служителите го сканират с ръчен RFID четец и обновяват записа за отговорност. Стойността не е само в по-бързото намиране на активи. Това помага да се предотврати изхвърляне на оборудване, преди собствеността и отговорностите по обработка на данните да са изяснени.

RFID помага и при обновяване и бракуване на сървъри, където липсващите активи създават най-много напрежение. Извеждането от експлоатация включва множество предавания. Сървърът се премахва от продукционна среда, изключва се, изтрива се или се изпраща за унищожаване на дискове, прехвърля се в склад, палетизира се, натоварва се и се приема от рециклиращ или унищожаващ доставчик. Всяка стъпка създава шанс за объркване. RFID портали и ръчни сканирания могат да създадат верига на отговорност, която следва актива през целия процес. За компании със строги политики за унищожаване на данни това доказателство може да бъде също толкова важно, колкото самото оборудване.

QuantaMart Retail, измислена компания за електронна търговия в Германия, обновява няколкостотин сървъра след преместване на натоварвания към хибриден cloud модел. В миналото изведеното от експлоатация оборудване е стояло в складова клетка, докато някой намери време да съгласува серийните номера. Компанията внедрява RFID тагове за проследяване на бракуване на IT активи. Всеки сървър се сканира при премахване от рака, сканира се отново след премахване на дисковете, сканира се в защитената клетка и се сканира от рециклиращия доставчик при вземане. Проектът не прави бракуването привлекателно, но премахва най-лошата част от процеса: съмнението дали всяка машина от списъка за извеждане от експлоатация наистина е влязла в одобрения път за бракуване.

Някои IT директори се тревожат, че RFID ще създаде твърде много шум в плътни среди. Това може да се случи, ако системата е проектирана лошо. Мощен четец в претъпкана зала за данни може да улови тагове от съседни ракове и да създаде объркване. Добрите внедрявания използват контролирани зони на четене, подходящо позициониране на антени, настройка на мощността, екраниране при нужда и софтуерни правила, които разбират разположението на раковете. За одити на ниво рак ръчните четци могат да бъдат по-добри от фиксираните, защото операторът контролира къде се извършва сканирането. За движение през врата фиксираните четци или RFID портали имат повече смисъл, защото физическото събитие е ясно.

LumenArc SaaS, измислен софтуерен доставчик в Амстердам, тества фиксирани четци в плътна сървърна зала и бързо вижда странични прочитания от близки редове. Екипът по активи иска точност на ниво рак, а не облак от събития за прочитане. Те променят дизайна. Ръчните RFID одити стават стандарт за проверка на ракове, докато фиксираните RFID четци се използват само на входа на клетката за оборудване и в зоната за експедиция. Смесеният подход работи, защото всеки тип четец отговаря на конкретен въпрос. Какво има в този рак? Използвайте ръчно сканиране. Напуснал ли е този сървър клетката? Използвайте фиксиран портал.

Възвръщаемостта на инвестицията не е само стойността на възстановените активи. Тя включва по-малко часове за одит, по-малко аварийно търсене, по-чисти CMDB данни, по-добро проследяване на гаранции, по-бързи проекти за обновяване, по-силни доказателства при бракуване и по-нисък риск от непроследен хардуер, който може да съдържа данни. Липсващ сървър може да предизвика срещи между IT, сигурност, финанси, правен отдел, facilities и доставчици. Избягването дори на няколко такива инцидента може да оправдае добре ограничен RFID проект.

Eastport Telecom, измислен регионален оператор, използва RFID за краен инфраструктура. Малки сървъри и мрежови устройства се подготвят за внедряване в отдалечени обекти, след което се движат между депа и сервизни автомобили. Компанията често знае кое оборудване е закупено, но не винаги знае в кой камион или отдалечен шкаф се намира през конкретната седмица. Здрави RFID тагове за активи и точки за сканиране на изходите от депото помагат на екипа да свърже движението на оборудването с работни поръчки. Полевите техници все още обновяват инсталационните заявки, но хардуерната следа става по-лесна за проверка, когато проектен мениджър попита къде е отишло липсващо устройство.

За купувачи, които оценяват RFID тагове за сървъри, контролният списък трябва да бъде практичен. Потвърдете, че тагът е проектиран за метални повърхности. Тествайте го върху реалното сървърно шаси, а не само върху примерна метална плоча. Проверете четимостта в ракове, върху колички, в складови клетки и близо до кабели. Уверете се, че лепилото или монтажният метод издържа на топлина и боравене. Решете дали са нужни доказателства за манипулация. Избягвайте да съхранявате чувствителни данни директно върху тага. Планирайте интеграцията с CMDB, ITAM, DCIM, ticketing и процеси за бракуване, преди да купите хиляди тагове. Обучете техниците така, че сканирането да стане част от работата, а не отделна задача, която се пропуска под натиск.

RFID няма да спре всяка грешка при активите. Няма да замени доброто управление на промените, сигурното извеждане от експлоатация или дисциплинираното ticketing управление. Това, което прави, е да улесни събирането на физическата истина. Един сървър или се чете в рака, или се чете в клетката, или се чете на изхода, или се чете при рециклиращия доставчик, или не се чете там, където трябва да бъде. Тези доказателства дават на IT директорите нещо по-добро от надежда, памет и остарели таблици.

Липсващите сървъри държат IT ръководителите будни, защото представляват несигурност. Несигурност за разходи, данни, съответствие, отговорност и оперативна готовност. RFID намалява тази несигурност, като дава на всеки сървър устойчива цифрова идентичност и прави проверките на местоположение по-бързи, по-чести и по-малко зависими от ръчно търсене на етикети. В натоварена IT среда това е реалното решение. Не ефектна джаджа, не магическо обещание за проследяване, а практичен начин да се докаже къде трябва да бъде критичният хардуер и къде действително се намира.